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本文节选自《冯唐成事心法》电子版:
告诉大家这个会有几项内容,做一个预览。第三个P是Procedure,也就是这个会怎么进行。你可以说,我们这是一个头脑风暴会,大家有任何意见,可以随时举手说。也可以说咱们是一个汇报会,先由主讲人讲多少分钟,讲完之后,有多少分钟是大家的讨论时间,还有最后的总结时间是多少。先把流程跟大家说好。最后一个P是Payoft,就是这个会希望最后达成什么共识,或者完成什么决策、安排什么事情。一个Payof让大家对于会议的效果有一个预期,对最后达到的效果会很有帮助。也可以把最想要达到的效果放在最前面讲。(2)如果会议里有阳生人,大家第一次相见,一定要彼此介绍,这是起码的礼狐。介绍的时候突出各目的姓名,以及背景和刁份。比如他是一个大分子生物药的专家,国家“千人计划”的其中一个。这样当其他人听他讲大分子药物的技术细节的时候,就会把他的发言当成专家意见。而他讲管理、营销这些事情,就可以把他当成一个从常识角度讲管理问题的人。大家带着一定的重点去听会有更好的效果。(3)在欧美开会一定会介绍逃生门。万一发生火灾、地震,应该从哪里
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跑,最近的逃生门在哪儿。(4)运用白板做关键记录。有时候大家讨论,特别是在空气比较稀薄的地方,温度比较热的会议室,已经讨论两三个小时了,大家的脑子很容易变木,如果你有一个白板,站起来记录下讨论中的关键,对解决问题的推进有相当好的作用。(5)帮助有些说不清楚的人人,提炼关键点。有时候,有些人有点内容,但说不出来。你作为主持人就要把他的关键点提出来,最后跟他确认你提出的,是不是他想说的。这样方便探究不同的意抑,做好1+1>2。(6)如果大家的争执不能产生结论,或者争论跟会议主旨无关的问题,那怎么办?Parkinglot,你单列出一张纸,说这几件事情,讨论完这次会议的问题之后再讨论,或者再安排会议讨论。把跟会议主旨无关的争论点单列出来,就是Parkinglot。(7)争论失控的时候,时间被拖延的时候,回到原点。提醒大家,这个会议的目的是什么,有什么要解决的问题,应该如何来讨论,等等。(8)控制好话瘤和情绪化状态的人。有两类人,一类人把事情都想好了再说,另一类人是在说话的过程中把问题想明日。后者有他们的优点
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,但是在有些会上,有可能成为会议的破坏者,说得太多了,带着情绪说,占用太多的时间。这种时候,你可以递给他一瓶水,必要的时候,你要站起来说某某某,您的说话时间到了。如果大家都进入话岂和情绪化的状态,特别是有很激烈的情绪状态,我的建议是停止会议。没有什么是睡觉不能解决的。明天再讨论争执的这些点,百分之九十的争执点已经没了,甚至百分之百的争执人我们只是太累、太情绪化了,只是为了争论而争论而。人情绪管理非常重要,我们都还是人。(9)控制大家玩手机。接电话的时候请他去会议室外接。如果能做到这一点,坦率地讲,在现在这个商业环境里,这个会已经做得比其他百分之五十的会要好了。(10)总结提炼发言人的观点,达成共识。达成共识有很多小技巧,最重要的技巧就是民主集中制。在会上要给大家足够的时间、足够的空间、足够的自由度去说话。每个人都把话说完了,最后民主集中表决。这种民主集中,又有几种方式。比如从长单子到短单子,乓和供的解决方案有A、B、C、D、瑟,能不能把最不靠谱的蔓掉,只A、B、C,然后对A、B、C进行举手表决。
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