秘书工作手记三点感悟(秘书工作手记作者李珣)

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本文节选自《秘书工作手记三点感悟》

命名上，衬愿多打几个字，之后给你带来的便利，超出你的想象。尤其是文件要发给上级单位或外单位的时候，详细的文件命名更应是一项基本要求，也是一种最起码的礼角。要知道，石头收到别人发来的邮件，附件名称只有究容两字，“讲话”“发言”“报告”“议程”的时候，内心是极其衣溃的，一种小动物万马奔腾，我哪知道你这是什么鬼“讲话”。有些更令人发指的，连“讲话”两个字都懒得襄，直接默认命名为“文档”“复件”，懒到这种程度还能干成啥?还要别人一一打开重新命名，太讨厌、太业余。2.用“3W”命名法给文件命名详细是个基本原则，那么文件名里应该尽量包含哪些信息呢?哪些元素对于一个文件名来说必不可少呢?石头认为，详细的文件名应该包括“3W”要素，When，Who，What。When，时间，文件的最后操作时间是一项重要的信息，方便你和掌握文件的创建修改时间，强烈建议把时间命名规则按照年月日的顺序统一为8位或者6位数字，如20150724或150724，而不要有时是7月24日

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，有时是7\\24，可以完全履益日期时间，假如一天中同一内容文档出现多个版本，可以在时间之后加入字母“abcd”加以区分。至于为什么要把时间信息放在最前，聪明的你一定领悟到了，把时间信息放在文件名的最前面，系统可以自动将文件按命名时间顺序排列，找起来更便捷。Who，谁，喜羊羊校长也好，懒洋洋也好，美羊羊也好，文件所涉主体的名称是文件名里一定要有的，主体和内容紧密相关，比如陈奕迅一般不会在毕业典礼上讲话。主体也是检索的重要线索，毕竟我们的工作大部分是依据主体区分的;要注意的是名称尽量用“全名+职务”，喜羊羊校长就很好，不要一会儿喜校长，一会儿羊羊校长，你会记不清自己当初是怎么命名的。What，内容，什么场合、什么活动、什么主题，是讲话还是贺信9是总绪还是规划9都要在这一部分体现出来。3.遵循习惯，给自己定制一套命名规则“3W”命名基本涵盖了文档命名的全部内容，但假如你对自己有更高要求，一定要冲击一下命名之王的桂冠，石头对你表示崇拜，你当然也可以遵

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循自己的习惯给自己的文件命名制定一套规则。比如一些互联网极客很会殉，会使用身份证号式的文件命名规则。身份证号是如何命名的”公民吴份号码是特征组合码，由十七位数字本体码和一位数字校验码组成。排列顺序从左至右依次为:六位数字地址码，八位数字出生日期码，三位数字顺序码和一位数字校验码。一共18位，它宫插了你的出生地点，出生时间，第几个出生，到底是男是女等。最后一位校验码是根据特殊算法对前17位运算得出，它可以判断这个身份证号码是真是假。将此方法应用到文件起名中，我们可以为文件起名添加很多规则。比如我们为某类文件设定一套规则:前六位为创建时间;第七位为1或2，代表已完成或未完成;第八位为1一95，代表这个文件的重要程度;第九、十、十一位为两到三位大写字母，代表这份文件是由某个人创作的……那么，15062211XYY，就代表15年6月22日喜半盾校长一份非常重要的已经完成的稿件，是不是很酷炫?当然，你还可以根据自己的需要继续增加编号位数，反映更多的蕊

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