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些山高星帝远的意味。有时会议召开的急迫，上午12点通知下午14点开会，分支机构即使再快马加鞭也难赶得上，有些办公室同志就自作主张，通知会议时把这些机构跳了过去一一反正你也赶不上，我何昔滔费这一通电话呢。这万万使不得，外地分支可能确实赶不上会议，但知晓会议的召开，了解会议的内容和精神也是他们作为单位管理体系中的成员不可侵犯的权利，忽略他们，不但对分支机构不够尊重，也是办公室自身的严重失误。四是新组建部门。一次，石头得到任务，通知全单位部门主要负责人会议。石头凭借一以贯之的严谨认真的工作态度，按照电话本一一打去电话通知并确认，之后又反复核对确认，没问题了，23个部门都通知到位并得到反馈，会议不可能不圆满成功。不曾想会议刚开始，领导就经气神冲打来电话质问:XX部怎么没来人?我一担脑袋，坏了，XX部是上个月单位刚刚新成立的部门，我手头的通信录还是去年的，并没有这个部门的踪迹

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，于是石头把这茬悉了个干净。对于新组建的部门，一定要在第一时间纳入办公室的协调管理视野，尽快更新通信录、部门列表等资料，才能避免遗漏这些部门。3.内容、方式和时间是会议通知的三要素发会议通知是办公室人员的基本功，想要稳妥地发好会议通知，无非是把握住内容、方式、时间三个要素。内容明确会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情、提交什么材料等。如有着装、携带材料、发言等特殊要求，一定要说明;地点最好具体到会议室，有时石头接到通知要去北汞会议中心开会，北京会议中心有大大小小几十个会议室，如果不说清楚，参会者要么需要电话咨询，要么需要到现场打听，非稍不便。方式大型会议，要以文件的形式下发会议通知或者在办公系统、网站上挂出通知;一些小型的会议，用电话、短信甚至微信通知有关部门或人员即可。现在有很多技术可以帮助你便捷、人快速的通知到具体人。侈如短信系统，可以事先

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建立起本单位各类联系人的分组数据库，组成部门组、直属单位组、附属单位组、主要负责人祖、办公室联络员组、专题工作组等，需要大量发送通知时，直接勾选需要通知的组别即可。再如微信群，可以建立各单位联络员的微信群，一些非正式的会议通过微信群发送通知更省事。时间要注意适时发送，既不能过早又不能过迟。如果通知的过早，可能会造成遗悉，大家本来就忙得团团转，谁能记住一个月前通知的会呢?比如今年12月通知明年3月开的会，过完一个欢乐祥和的春节很多单位可能早就不记得去年曾经接到过一个会议通知。也不能通知过晚，特别是对那些离会议地点较远的单位，交通不便的单位，分散的单位，外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知，或者人家在千里之外，你非要晚上通知明早的会，打一个措手不及，可想而知，即使接到了通知也难以买到车票、机票。4“一个都不能少”的关键在确认

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