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本文节选自《秘书工作手记2 下载》

不时就要打开，那了就放到专门的参考资料库里，要用了就径直奔去。接下来，三类文件怎么分心里大致有谱了，人怎么建文件夹呢?待处理的好说，前面已经提到，让它们躺在桌面上好了;参考资料也好说，单建个参考资料文件夹，按“基本信息”“数据”“文件模版”等丢进去就好;关键是这个库存文档，占了大头，里面细分要伦些心思。石头提供几种横向纵向划分思路。按部门分比较适合联系工作面比较广的同志。比如某领导在市里分管农业、冀牧、乡镇企业、水利等工作，那么协助这位领导开展工作的办公室同志，电脑里的库存文件也应该按照领导的分管部门划分，农业局相关文件、水利局相关文件，等等，一目了然、互不干扰。按时间分比较适合做专项工作的同志。比如某位同志在办公室管文字工作，主要任务就是写稿改稿，那么把稿子按类别分其实意义不大，不

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如就按照时间线来持，1月、2月、3月，等等，逻辑也算清楚。按工作内容分比较适合工作事项杂，或者是做综合工作的同志。石头在综合间门的时候，第稍要联络全单位80多个部门，文件夹按部门分那绝对是不可能完成的任务;按月份，也不现实，文件类型杂七杂八，有议程、有讲话、有通讯录，有调研、有大会、有会抑，放到一起相当于没整理。这时最好就根据自身分工的实际，按工作的条块来规划文件系统，分为对外联络、大型活动、重要会议、调研活动、来访接待，等等。3.，层级太多是在给目己挖坑很显然，文件系统建立起来后，其实总是处在动态的变化中的。每过一段时间，总会有大量原本在“收纳区”的文件排队被分配到各个文件夹。当一个子目录中的文件过多时，你就应该继续往下建立子目录，因为，一个文件夹中如果文件超过100个的话，查找会

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比较费劲，还是得依靠文件检索工具，这样就有违分类的初袁，必须得往下分类。但分类的细化就意味着层级增多。层级越多，浏览的效率就会越低，所以整个结构最好控制在三级以内。应对的办法就是脑子里应该有根弦，宁愿多增加一些横向的文件严，也要尽量控制纵向的层级数。还需注意，越常用的类别文件，对应的文件层级就应该越高，原因很明显，层级高意味着可以更快地访问，你可以选择将目录的层级上上调，或者发送这个目录的快捷方式到桌面。正如设立“收纳区”的原理一样，分类整理是必需的，但分得太细太多绝对不是一件好事，所以石头建议任何大目录下建议都建立一个名为“其他”的文件夹，这个文件夹存放两类文件:一是实在不好分类的文件;二是只有一两个文件。不值得再建立新的子目录保存，暂时存放在“其他”里。4.习惯才是最重要的

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