秘书工作手记在线阅读(秘书工作手记isbn)

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本文节选自《秘书工作手记在线阅读》

大型会议大家往往注意提前拟定议程，会议要进行哪几项，每项多长时间，谁先说谁后讲，通过什么方式达成决定等等往往提前就拟定好，有时甚至反复推敲。但一到专题会、碰头会这样的小会，大家就容易放松了心情，泛泛而谈，海闪天空起来，甚至互相关心起感情问题来。其实，想要提高效率，什么会都要有议程，这样会议才能适度、有序。事项不能多一次会议涉及事项的数量必须有一定的限度，不能为会议罗列过多议题。按照习惯，一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。要使参加会议的人员把精力集中到会议中心议题上，防止会议议题过多，造成久议不决，难求其效。时间别太长在做议程的时候，每项议题最好能分配一个时间限度，比如20分钟，并在议程里明白地标示出来。会议中，如果某个议题超时过多，会议主持者还要及时提醒。这样既确保大家不会超过规定的时间，又可以

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留出足够的时间，以保证所有被列入的重要议项都能得到充分的讨论，完成预定目标，得到正确的决策，按时吃饭。人员别太杂“陪会”是很多办公室同志最深恶痛绝又常常碰到的。明明需要我参与的议题在第五个，却非通知我8点一开始开会就得到会，结果在会场坐了两个小时才轮到跟我相关的议题。参会人员杂乱导致的“陪会”本质上就是议程安排不妥当的问题。所以，尽量不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题;如果确有需要，那也把议程做得精细些，议题的衔接紧凑些，明确哪个阶段需要哪些人员参会，哪些人员可以在哪个时间到会，都提前做好规划，这样姥有利于避免“陪会”现象，也有利于减少会场内的参与人员，确保相关部门的共同协商和议题内容的保密。3.为每个上会事项准备一个Memo(备忘录)为了让与会者更全面地了解需要上会讨论的事项，讨论时有的放和天，

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办公室同志们都会提前准备会议材料。一般来讲，大家都会把大部分精力放在搜集准备材料的“全”上面，恨不得把事项相关的各种请示、报告、背景材料、专家意见、解决方案都一网打尽，装订在一起。准备详尽的材料当然没错，这有利于参会者提前研究材料并做好参会准备，同时在会上如果就某一问题产生疑问或争论，也可以及时翻碍相关资料。但材料过多又会导致文字抑长、内容繁杂、主次不分，厚厚一本翻来翻去，使人抓不住要领。而且领导都是公务繁忙、行色缴细，和和没有时间仔细看材料，甚至有时只能光了材料就上会场。这就要求我们在准备详尽的议题背景材料的同时，抽出时间和精力制作一个Memo，即“备筷录”，以便与会人员快速掌握事项的基本情况，了解需要讨论和研究的“争论点”“发力点”在哪里。Memo篇幅千万不能长，最多一页纸，一般应当有以下内容。事项来源

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