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本文节选自《秘书工作手记在线免费阅读》
二、如何才能提高效率,避免在会海里淹死1.开没有议题的会是浸费生命你可能要笑话石头了,开会怎么可能没有议题?虽然很多时候会议过多过得,但哪有人闲得没事开会玩儿?确实,很少有人开会时会直截了当地说,我们今天啥也不研究,就在一起坐坐,聊聊天。但很多时候,虽然会议看似有一个议题,这个议题实际上却含糊、跑题、无价值甚至无权限,造成会议“不开白不开、开了也白开”,跟没有议题差不多,不信,你看看下面这几个会。含糊的会这是会议议题中最普志的问题,会的议题咖鹃唆唆、含含糊糊、大而化之,材料一大堆,却不知道要讨论什么,也不知道难点和问题在哪,更不知道要决策什么。比如,开会研究某学院办学经费问题,这经费是多了还是少了?是要增加还是减少”学院面临了什么新情况?经费要用到哪去、又从
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哪里来”有没有依据?这都得事先明确,否则开会半天了,只知道是个经费问题,却不知到廉是什么问题,不成了打哑谜了。跑题的会明明是研究2016年各单位财务预算编制情况的专题会,却非要生生挤进来一个关于变更职工报销手续的议题,虽然都跟财务有关,但主要内容、争议焦点、依据和参与决策主体都干差万别,加入这样的议题,会议非跑偶不可。无价值的会开会不是过家家,一开就要通知拉拉杂杂一大堆人,占用大批人大量的时间,成本可不低。要研究的,应该都是有重要价值的议题。比如学校开领导班子会议,讨论的都是事关改革发展、教学、科研、党的建设、国际合作等大局方面的问题,如果说把是否继续与现在的教学楼保洁公司签约的问题拿到领导班子会上来讨论,这就是无价值的会,保活问题后勤一班人议一议就好了嘛。
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不合权限的会对于行政决策类的会议而言,几是提交会议讨论的问题,必须是在会议的职权范围以内的,是会议有权做出决定的事情,不能研究和决定本会议职权范围以外的问题。足协开会非要研究北京交通的治理和缓解问题,可不就贻笑大方了。明确、人合理、清晰的会议议题是开会的前提,是会议所要协商讨论和决定处理的具体问题。会前务必要明确会议的议题,并及时将议题通知到参会人员,以便保障与会者获得知情权,也便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础工作,有利于会议目标的实现。2.想按时吃饭就提前排好议程有些会从早上8点开到中午1点,大家都已经饥肠蓝贸,却都跟着了魔一样仍然争论不体,你说这是充分发扬民主的表现,石头却要说这是会议议程失序的混战。
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